I promemoria per gli appuntamenti sono strumenti essenziali per gli operatori sanitari che vogliono ridurre in modo significativo i no-show e gli appuntamenti mancati. Infatti, secondo uno studio sui promemoria via SMS, i messaggi di testo efficaci possono ridurre le mancate presentazioni fino al 38%!
In questo articolo vi illustreremo cosa potete includere in questi promemoria, vi forniremo una serie di modelli di messaggi di testo da cui attingere e condivideremo le nostre best practice interne.
Cosa deve contenere un messaggio di promemoria per un appuntamento?
Per essere efficaci, i promemoria degli appuntamenti devono comunicare chiaramente i dettagli essenziali della visita in arrivo. È anche un'ottima occasione per ricordare la documentazione da portare o come prepararsi all'appuntamento.
Componenti fondamentali di un buon promemoria per appuntamenti medici:
- Nome del paziente: l'uso del nome del paziente personalizza immediatamente l'interazione, rendendo il messaggio più coinvolgente e meno probabile che venga ignorato.
- Nome del fornitore o della clinica: indicare chiaramente il nome del fornitore o della clinica aiuta i pazienti a riconoscere immediatamente la fonte.
- Data e ora dell'appuntamento: Dettagli precisi sull'orario di arrivo del paziente evitano confusione e disguidi nella programmazione.
- Posizione: Fornire l'indirizzo esatto (o anche un link a Google Maps) aiuta i pazienti ad arrivare nel posto giusto.
- Tipo di appuntamento: Specificare lo scopo (ad esempio, visita di controllo, procedura, consultazione) aiuta i pazienti a prepararsi adeguatamente e a gestire efficacemente le loro aspettative.
- Istruzioni per la preparazione: Comunicare eventuali istruzioni specifiche (ad esempio, digiuno, documentazione necessaria) per garantire che i pazienti siano pronti e ridurre i potenziali ritardi.
- Informazioni su riprogrammazione/cancellazione: Rendere facile per i pazienti modificare i loro appuntamenti se necessario, riducendo così i no-show.
- Informazioni di contatto: Fornire sempre i dettagli di contatto (telefono, e-mail o un link) per rispondere prontamente alle domande dei pazienti.
- Linguaggio di disiscrizione: Per i promemoria via SMS, fornire ai pazienti un modo semplice per annullare l'iscrizione, garantendo la conformità con le norme sulla comunicazione.
Elementi opzionali da includere:
- Richiesta di conferma: Includere una call-to-action (ad esempio, "Rispondi SI per confermare") per rafforzare l'impegno dell'appuntamento.
- COVID-19/protocolli di sicurezza: Informare i pazienti di tutti i protocolli richiesti per garantire la sicurezza e la conformità.
- Link al portale: Indirizzare i pazienti verso moduli online o pre-check-in per semplificare la loro esperienza di visita.
Esempi di messaggi di testo di promemoria per appuntamenti medici
Una comunicazione efficace richiede modelli chiari, concisi e adattabili. Di seguito sono riportati alcuni esempi pronti per l'uso, adattati a diversi contesti sanitari.
*Tenere presente i limiti di caratteri. Gli esempi riportati di seguito si riferiscono a scenari ideali, ma i messaggi SMS hanno sempre determinati limiti di caratteri, a seconda dei provider. I messaggi WhatsApp di solito consentono di inserire più testo e persino alcuni elementi aggiuntivi nei messaggi, ma richiedono che i pazienti abbiano installato l'applicazione.
Esempi di messaggi per appuntamenti dal dentista
Controllo regolare:
Salve [Nome del paziente]! Ha una visita di controllo veloce con il dottor [Nome] il [Data] alle [Ora]. La preghiamo di lavarsi i denti ma di non mangiare/bevere per 30 minuti prima. Risponda a C per confermare o chiami [Numero] per fissare un nuovo appuntamento.
Promemoria dell'appuntamento per la pulizia dei denti:
Salve [Nome del paziente] - la sua seduta di pulizia e sbiancamento è prenotata per [Data] [Ora] presso [Nome della clinica]. Invii un SMS con scritto SI per mantenere questo orario o un SMS con scritto MOVE per riprogrammare.
Appuntamento ortodontico:
Promemoria: regolazione dell'apparecchio ortodontico con il dottor [Nome] il [Data] [Ora]. Rispondete OK per confermare o chiamateci a [Questo numero] se dovete rimandare la visita.
Modelli di promemoria per appuntamenti medici
Fisica annuale:
Salve [nome del paziente] - visita annuale con il dottor [nome] il [data] [ora]. Se vengono ordinati esami di laboratorio, si prega di presentarsi 8 ore prima e di portare un elenco dei farmaci attuali e il tesserino dell'assicurazione. Rispondere SI per confermare o chiamare [Numero] per riprogrammare.
Visita di controllo:
Salve [Nome del paziente], la visita di controllo per la bronchite è prevista per il [Data] alle [Ora] presso [Nome della clinica]. Rispondere "C" per confermare o "R" per prenotare nuovamente.
Modelli di promemoria per gli appuntamenti della clinica oculistica
Visita oculistica annuale:
Salve [Nome del paziente]! La visita oculistica annuale con il dottor [Nome] è il [Data] [Ora]. Porti con sé gli occhiali / la prescrizione medica attuale. Le gocce dilatanti possono offuscare la vista - considerare la possibilità di prendere un autista. Mappa: [Link]. Rispondere SI per confermare.
Follow-up delle lenti a contatto:
Promemoria: controllo dell'applicazione delle lenti a contatto il [Data] [Ora]. Inviare un SMS di OK per conservare il messaggio o chiamare il [Numero] per fissare un nuovo appuntamento.
Modelli di messaggio per gli appuntamenti dello studio pediatrico
Promemoria per le vaccinazioni:
Salve [Nome del genitore] - [Nome del bambino] deve fare il richiamo MMR il [Data] [Ora] presso [Clinica]. Portare la tessera di immunizzazione. Rispondere a C per confermare o chiamare per regolare.
Fisica annuale:
Promemoria amichevole: La visita annuale di controllo del [nome del bambino] è il [data] [ora]. Rispondere SI per confermare o RESCH per prenotare nuovamente.
Esempi di promemoria per appuntamenti in clinica dermatologica
Dermatologia cosmetica:
Salve [Nome del paziente]! Il suo ritocco di Botox con il Dr. [Nome] è il [Data] [Ora]. Si prega di evitare la caffeina e il trucco 4 ore prima e l'esercizio fisico intenso 24 ore dopo. Rispondere a CONFERMA o chiamare [Numero] per riprogrammare.
Controllo della pelle/ screening delle moli:
Promemoria: screening cutaneo completo il [Data] [Ora] presso [Nome della clinica]. Si prega di non utilizzare lozioni, trucco e di rimuovere lo smalto per un esame approfondito. Rispondere SI per confermare o MOVE per cambiare orario.
Le migliori pratiche per scrivere promemoria per gli appuntamenti
Di seguito sono elencate le pratiche comprovate, oseremmo dire "testate sul campo", che abbiamo basato sui nostri dati interni e che aumentano in modo significativo l'efficacia dei promemoria, il coinvolgimento e la soddisfazione dei pazienti. Ecco una selezione di quelle facilmente attuabili.
1) Essere chiari e concisi
La chiarezza e la brevità sono fondamentali, soprattutto per gli SMS. I messaggi sovraccarichi di dettagli inutili hanno meno probabilità di coinvolgere i pazienti. Evitate il gergo e usate un linguaggio semplice e comprensibile; concentratevi sui dettagli chiave dell'appuntamento.
Prima: "Ha un appuntamento fissato giovedì 12 ottobre alle 10:00 con il dottor Jones alla Green Valley Clinic per un check-up generale ed esami del sangue".
Dopo: "Promemoria: Appuntamento con il dottor Jones alla clinica Green Valley il 12 ottobre alle 10:00. Rispondere SI per confermare".
2) Usare il tono giusto
Mantenete un tono professionale ma amichevole per favorire la fiducia e aumentare i tassi di risposta. Mantenete un tono coerente tra SMS, e-mail e chiamate; evitate un linguaggio troppo informale o troppo formale.
3) Scegliere il canale giusto
La scelta di un canale di comunicazione appropriato ha un impatto significativo sul coinvolgimento:
- SMS: immediati e altamente efficaci per promemoria rapidi
- Email: Ideale per dettagli o istruzioni molto dettagliate
- Telefonate: Interazione personale, utile per appuntamenti delicati o complessi
- Messaggi vocali automatici: Utili per raggiungere pazienti anziani o non esperti di tecnologia.
4) La tempistica è importante
La tempistica strategica dei solleciti è fondamentale. In base alla nostra esperienza, se si effettuano più solleciti, il momento migliore per il primo è 5-7 giorni prima dell' appuntamento, mentre il sollecito finale dovrebbe essere inviato nelle24 ore precedenti l'appuntamento.
Considerate sempre gli orari di invio più appropriati, evitando le ore notturne o le prime ore del mattino. I nostri test hanno dimostrato che il momento migliore per l'invio durante il giorno è dopo le 17:00.
5) La personalizzazione aumenta il coinvolgimento
L'inclusione di dati personali come il nome del paziente, il tipo di appuntamento e il nome dell'operatore aumenta in modo significativo il tasso di interazione con il paziente e la frequenza. Ma, a dire il vero, questo è uno standard che raramente viene disatteso al giorno d'oggi, quindi si tratta più di un promemoria che di un'istruzione.
6) Includere una facile opzione di riprogrammazione
Rendere la riprogrammazione semplice e intuitiva. Indicate chiaramente come i pazienti possono cambiare o cancellare gli appuntamenti. L'ideale sarebbe offrire opzioni di risposta diretta come codici di risposta o link cliccabili, a seconda del canale scelto.
7) Automatizzare quando possibile
L'automazione migliora la coerenza, riduce gli errori e aumenta la produttività. Può aiutarvi a mantenere un tocco personalizzato nei messaggi automatizzati e nei vari canali, e può aiutarvi a sincronizzare i promemoria automatici direttamente con il vostro software di pianificazione.
Ad esempio, Affidea (uno dei maggiori fornitori di servizi sanitari in Europa) ha utilizzato i promemoria automatici della piattaforma InsiderCX per salvare 1500 appuntamenti e non solo.
Automatizzare i promemoria degli appuntamenti con InsiderCX
Gestire manualmente i promemoria degli appuntamenti richiede molto tempo, richiede molte risorse ed è soggetto a errori, problemi che si aggravano rapidamente con la crescita del vostro studio medico.
InsiderCX è una piattaforma per l'esperienza del paziente che include un sofisticato modulo di gestione degli appuntamenti:
- Robuste funzioni di automazione adattate specificamente alle esigenze dell'assistenza sanitaria
- Funzionalità di personalizzazione integrate
- La flessibilità di programmare e inviare automaticamente promemoria in base a tempi e preferenze personalizzabili del paziente.
- Sequenza automatizzata, combinata con suggerimenti intelligenti di riprogrammazione
- Conformità alle norme sulla privacy dei dati per la salvaguardia delle informazioni sensibili dei pazienti.
Tuttavia, InsiderCX non si limita ad automatizzare i promemoria degli appuntamenti, ma li trasforma in uno strumento intelligente e strategico di coinvolgimento dei pazienti.
Analizzando i modelli di risposta, i tassi di cancellazione e le statistiche di conferma, le cliniche ottengono una migliore comprensione del comportamento dei pazienti. Queste informazioni consentono di ottimizzare continuamente i processi di programmazione, di migliorare la soddisfazione dei pazienti e di ridurre gli oneri operativi.
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