I momenti migliori per inviare sondaggi di feedback

La giusta tempistica per gli inviti ai sondaggi può fare un'enorme differenza nei tassi di risposta e nella qualità dei feedback ottenuti. Vediamo come ottimizzare questo aspetto.

Comprendere il ritardo della visita

Per sfruttare al meglio gli inviti ai sondaggi, è necessario comprendere il concetto di ritardo della visita, un termine che definisce i tempi di invio degli inviti.

Il ritardo della visita è l'intervallo di tempo che intercorre tra la visita di un paziente alla vostra struttura e l'invio dell'invito al sondaggio. Il tempismo è fondamentale: se lo inviate troppo presto, i pazienti potrebbero sentirsi bombardati; se aspettate troppo a lungo, i loro ricordi e le loro sensazioni sulla visita potrebbero essere svaniti.

Tempistica ottimale per gli inviti al sondaggio

Come abbiamo già detto, la scelta del momento migliore per inviare gli inviti ai sondaggi è una decisione strategica. Ecco tre diversi approcci che potete adottare:

• L'invio di un sondaggio entro 24 ore vi permetterà di ottenere un feedback fresco e dettagliato: i pazienti hanno ancora un ricordo chiaro della loro visita, il che significa che otterrete risposte più accurate e complete. Ma attenzione a non inviarlo troppo presto: non si vuole sovraccaricare i pazienti.
• Un breve ritardo (1-3 giorni) è spesso il punto di forza: i pazienti hanno avuto abbastanza tempo per elaborare la loro esperienza, ma è ancora fresca nella loro mente. Questo periodo bilancia l'ottenimento di un feedback fresco con il rispetto dei tempi del paziente. In altre parole, si ottiene un feedback dettagliato senza mettere fretta al paziente.
• In alcuni casi, potrebbe essere meglio aspettare un po' di più (4-7 giorni). Questo è utile se il feedback deve includere trattamenti successivi o se l'esperienza del paziente comprende più visite. Assicuratevi solo che il ritardo non sia troppo lungo e che il paziente dimentichi i dettagli.

Ci sono diversi fattori che influenzano i tempi di invio:

• Tipo di visita: Per i controlli di routine, di solito è meglio un ritardo più breve. Nel caso di trattamenti complessi, un ritardo moderato dà ai pazienti il tempo di riflettere sulla loro esperienza.‍
• Demografia dei pazienti: I pazienti più giovani e tecnologici preferiscono un feedback rapido, mentre quelli più anziani potrebbero apprezzare un po' più di tempo per raccogliere i loro pensieri.‍
• Canali di indagine: L'e-mail è immediata o ha un breve ritardo; gli SMS sono spesso immediati, ma possono sembrare invadenti; il feedback in-app può essere istantaneo, ma solo se è integrato senza problemi.

Personalizzazione dell'approccio

InsiderCX consente di personalizzare il calendario dei sondaggi. La nostra piattaforma consente di impostare dei trigger automatici per l'invio degli inviti, che vengono così spediti nel momento ottimale per ogni segmento di pazienti.

Ecco altri suggerimenti Insider:

• Testare diverse tempistiche: Sperimentare vari ritardi per diversi gruppi di pazienti.
• Monitorare i tassi di risposta: Tracciate i cambiamenti nei tassi di risposta e nella qualità del feedback quando cambiate le strategie di temporizzazione.
• Personalizzare quando è possibile: Personalizzate gli inviti e fateli sentire più personali, non come messaggi automatici.

Conclusione

Trovare il momento migliore per inviare gli inviti ai sondaggi migliorerà senza dubbio il feedback che state raccogliendo. Utilizzate i concetti e i suggerimenti che abbiamo menzionato e ottimizzate la vostra strategia di sondaggio: puntate a tassi di risposta più elevati e a informazioni più preziose. 

E ricordate che InsiderCX semplifica l'implementazione e il perfezionamento delle best practice, aiutandovi a ottenere il massimo dalle vostre indagini sui pazienti.