Per presa in carico del paziente si intende il processo con cui gli operatori sanitari raccolgono informazioni personali, mediche e assicurative dai pazienti prima dell'inizio dell'appuntamento o del trattamento.
Un processo di accettazione dei pazienti semplificato dà il tono all'intera esperienza del paziente: mantiene le cartelle cliniche accurate, riduce i tempi di attesa e aiuta le cliniche a fornire un'assistenza efficiente ed efficace.
Vediamo come le cliniche possono affrontare le sfide comuni associate ai metodi tradizionali di accettazione dei pazienti e trasformarle in opportunità di eccellenza.
Il problema del tradizionale processo di accoglienza dei pazienti
L'ampio lavoro cartaceo e l'inserimento manuale dei dati sono i tratti distintivi del tradizionale processo di accettazione dei pazienti. Questo approccio, dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori, comporta spesso lunghi tempi di attesa e frustrazione, creando un ostacolo nel percorso di erogazione efficiente dell'assistenza sanitaria.
Riconoscere queste sfide è il primo passo per trasformare l'ingresso dei pazienti in un'esperienza senza soluzione di continuità e a misura di paziente.
Questo processo presenta molti problemi:
- Lungaggini burocratiche: Il processo di accettazione tradizionale comporta una grande quantità di documenti cartacei e i pazienti devono spesso fornire le stesse informazioni più volte. Inoltre, l'inserimento manuale dei dati aumenta il rischio di errori.
- Impatto sui risultati sanitari: In un contesto tradizionale, possono esserci ritardi nel rendere le informazioni del paziente facilmente accessibili agli operatori sanitari, il che può rallentare i processi decisionali e di cura.
- Scarsa esperienza e soddisfazione del paziente: Processi di accettazione macchinosi e confusi possono avere un impatto negativo sull'esperienza del paziente, causando frustrazione e insoddisfazione prima ancora che il paziente veda un operatore sanitario.
- Intensità di risorse: Il processo tradizionale è spesso ad alta intensità di risorse, in quanto richiede una notevole quantità di documenti, spazio di archiviazione e gestione manuale. Si spreca il tempo che il personale potrebbe dedicare all'assistenza diretta.
Vediamo come le nuove tecnologie e le pratiche possono trasformare l'ingresso dei pazienti in un'esperienza efficiente e soddisfacente.
1. Implementare la pre-registrazione e il check-in online
Se non avete la pre-registrazione e il check-in online, è ora di riconsiderare la decisione.
Consentire ai pazienti di inviare le informazioni per via elettronica prima della visita elimina la compilazione di moduli ripetitivi e riduce i tempi di attesa. In questo modo i pazienti hanno il controllo delle loro informazioni e aumentano l'accuratezza delle cartelle cliniche.
L'inserimento automatico dei dati attraverso i sistemi online alleggerisce anche il carico amministrativo del personale, liberando tempo per concentrarsi sui pazienti.
Prima di implementare questi moduli, assicuratevi che siano conformi a HIPPA/GDPR.
2. Offrire l'opzione di (ri)programmare le visite online
Un altro modo per semplificare l'ingresso dei pazienti è quello di offrire la comodità della programmazione online degli appuntamenti. In questo modo i pazienti possono gestire i loro appuntamenti in qualsiasi momento e ovunque si trovino. È inoltre possibile impostare dei promemoria automatici, consentendo ai pazienti di cancellare o riprogrammare facilmente i loro appuntamenti (il che dovrebbe portare a un minor numero di mancate presentazioni).
Come vantaggio secondario, questo sistema ridurrà in modo significativo il traffico telefonico e alleggerirà il carico amministrativo.
3. Raccogliere il feedback dei pazienti sul processo di accettazione
La raccolta attiva dei feedback dei pazienti è fondamentale per migliorare continuamente il processo di accettazione. Non c'è modo migliore per identificare i problemi e individuare le aree di miglioramento.
Immaginate una clinica che utilizza già un questionario online prima dell'appuntamento per snellire il processo di accettazione. Dopo aver analizzato i reclami dei pazienti, i responsabili della qualità hanno concluso che molti trovano il questionario troppo lungo e complesso, con conseguenti invii incompleti e ritardi all'arrivo.
In risposta, la clinica ha ridotto il questionario, concentrandosi solo sulle informazioni essenziali e fornendo indicazioni chiare su come completarlo. Questo aggiustamento, basato sul feedback diretto dei pazienti, ha fatto sì che un maggior numero di pazienti completasse il questionario prima della visita, riducendo significativamente i tempi di attesa e migliorando l'efficienza del processo di accettazione.
Il modo più semplice per creare un sistema di raccolta dei feedback dei pazienti è quello di implementare una piattaforma come InsiderCX, che può aiutarvi ad automatizzare l'intero processo tramite sondaggi mobili white-label.
4. Automatizzare e standardizzare le procedure di assunzione
Procedure di accettazione standardizzate assicurano la coerenza nel modo in cui i dati dei pazienti vengono raccolti, archiviati e utilizzati. Tuttavia, le cliniche che vogliono limitare gli errori e migliorare l'accuratezza dei dati dovranno digitalizzare il processo di accettazione.
Un altro vantaggio è che le procedure di assunzione uniformi eliminano la variabilità e semplificano la formazione del personale, assicurando che tutti seguano gli stessi protocolli di alta qualità. Tra gli esempi, molti di quelli di cui abbiamo già parlato:
- Implementazione di moduli digitali per i pazienti
- Utilizzo di domande di screening standardizzate
- Implementazione di promemoria automatici per gli appuntamenti
- Adottare protocolli per la gestione e la discussione di informazioni sensibili sui pazienti.
- Alla ricerca di strumenti che verifichino automaticamente l'assicurazione del paziente
- Semplificare il processo di fatturazione
- E simili
5. Semplificare il processo di fatturazione
Un processo di fatturazione efficiente e trasparente è fondamentale per la soddisfazione dei pazienti e l'efficienza della gestione. Non vorrete mai che i responsabili del vostro studio debbano rincorrere i pazienti per ottenere il pagamento delle fatture.
L'implementazione di un sistema di fatturazione semplice può aiutare i medici a ridurre al minimo i casi di informazioni di fatturazione non corrette e a introdurre la trasparenza nel processo che demistifica le spese sanitarie.
Le opzioni a misura di consumatore, come i pagamenti online e i piani di pagamento self-service, aiutano i pazienti a tenere sotto controllo le proprie finanze e ad assumersi una maggiore responsabilità per i costi delle cure. Infine, le opzioni di pagamento flessibili aumentano la possibilità che il conto venga coperto per intero. Portate l'efficienza dell'accettazione dei pazienti a un livello superiore.
Portate l'efficienza della presa in carico dei pazienti a un livello superiore
Questo articolo può essere riassunto con un detto: fuori il vecchio, dentro il nuovo.
Poiché le parti principali del processo possono essere automatizzate, le cliniche che intendono ottimizzare l'ingresso dei pazienti dovranno cercare e implementare soluzioni digitali specifiche.
Possono sostenere questo sforzo implementando un sistema di raccolta dei feedback per individuare, tracciare, dare priorità e correggere i problemi operativi emergenti.
Questo ciclo di miglioramento, incentrato sulla fornitura di servizi sanitari migliori, è fondamentale per garantire l'esperienza definitiva del paziente.
