Definizione degli obiettivi per l'analisi del feedback in ambito sanitario

Quando si conduce un'analisi di feedback, gli obiettivi chiari e misurabili sono l'unico modo per ricavare informazioni utili che portino a miglioramenti significativi. Gli obiettivi aiutano a focalizzare l'analisi sulle aree più rilevanti, possono guidare la raccolta dei dati e sono un punto di riferimento per misurare il successo. 

Vediamo come impostare obiettivi di feedback efficaci e come monitorarli, sia dal punto di vista tecnico che pratico.

Identificazione e definizione degli obiettivi

Iniziate definendo i risultati specifici che volete ottenere attraverso il feedback dei pazienti. Nel settore sanitario, questi obiettivi possono variare notevolmente a seconda del reparto, del tipo di trattamento o della fase del percorso del paziente su cui ci si concentra. 

Per cominciare, siate specifici e misurabili: gli obiettivi devono essere precisi. Per esempio, invece di dire "migliorare la comunicazione", specificate "aumentare del 20% il numero di pazienti che dichiarano di sentirsi ben informati sul loro trattamento entro sei mesi".

Il passo successivo consiste nell'allineare gli obiettivi con quelli organizzativi. Assicuratevi che gli obiettivi fissati per l'analisi del feedback siano in linea con quelli più ampi della vostra struttura sanitaria, come il miglioramento della qualità delle cure, la riduzione dei no-show dei pazienti o l'aumento della fidelizzazione dei pazienti.

Alcuni obiettivi comuni includono:

• Migliorare la soddisfazione dei pazienti: Quanto sono soddisfatti i pazienti delle cure ricevute?
• Migliorare la comunicazione: I pazienti hanno ben chiaro il loro piano di trattamento e le fasi successive?
• Ridurre i tempi di attesa: I tempi di attesa influenzano negativamente l'esperienza dei pazienti?
• Aumentare il coinvolgimento nelle cure successive: I pazienti si attengono alle istruzioni per la cura successiva?

Obiettivi di monitoraggio - aspetti tecnici

Una volta definiti i vostri obiettivi, avrete bisogno degli strumenti e dei metodi giusti per monitorare i progressi:

• Utilizzate piattaforme di feedback o sistemi di gestione, come InsiderCX, per monitorare le risposte dei pazienti in tempo reale. Questi sistemi possono classificare automaticamente i feedback e collegarli agli obiettivi specifici stabiliti.
• Automatizzate la raccolta dei dati integrando gli obiettivi di feedback con il software di sondaggio per garantire un monitoraggio coerente. Le piattaforme possono inviare rapporti automatici che mostrano se siete sulla buona strada per raggiungere i vostri obiettivi.
• Stabilite degli indicatori di prestazione chiave (KPI) per ogni obiettivo. Ciò consente di misurare i progressi nel tempo. Ad esempio, se il vostro obiettivo è migliorare la soddisfazione dei pazienti, un KPI potrebbe essere quello di monitorare il Net Promoter Score (NPS) in un periodo prestabilito.

Per ottenere le informazioni più rilevanti, segmentate i dati di feedback in base ai dati demografici dei pazienti, ai tipi di trattamento o a reparti specifici. In questo modo, è possibile adattare i propri sforzi di miglioramento in modo più efficace.

Un altro ottimo strumento è la creazione di dashboard che visualizzino i KPI legati ai vostri obiettivi. In questo modo è facile visualizzare i progressi e identificare tempestivamente le tendenze.

Obiettivi di monitoraggio: essere pratici e logici 

Monitorare gli obiettivi di feedback non significa solo raccogliere dati, ma anche capire la logica che sta dietro ai dati e assicurarsi che forniscano informazioni utili.

È importante monitorare costantemente i progressi nel tempo, anziché considerare i rapporti di feedback come eventi isolati. I livelli di soddisfazione dei pazienti stanno migliorando dopo che sono state apportate modifiche specifiche? Cercate le tendenze per capire se i vostri sforzi stanno funzionando.

Non tutti i feedback saranno perseguibili, quindi date priorità agli obiettivi che hanno il massimo impatto sull'esperienza del paziente e che sono in linea con gli obiettivi generali dell'assistenza sanitaria. Per esempio, affrontare i problemi di comunicazione può avere un impatto più ampio rispetto ai problemi minori della struttura.

In altre parole, l'analisi del feedback deve essere continua. Rivedete regolarmente i vostri obiettivi per vedere se sono ancora rilevanti o se devono essere modificati in base alle nuove conoscenze dei pazienti o alle mutate esigenze sanitarie. Programmate riunioni di revisione mensili o trimestrali con il vostro team per valutare i progressi verso gli obiettivi e adeguare le strategie, se necessario.

Il risultato

La definizione di obiettivi chiari è il fondamento di un'analisi di feedback sanitaria di successo. La definizione di obiettivi specifici, la revisione continua e l'adeguamento dell'approccio sono i passi che garantiscono che il feedback dei pazienti porti a miglioramenti tangibili dell'assistenza. 

Indipendentemente da dove si concentri attualmente il feedback, l'analisi del feedback orientata agli obiettivi consente agli operatori sanitari di prendere decisioni informate sui dati, a diretto beneficio dei pazienti.